La Lorraine Bakery Group NV (benævnt “LLBG”), med hovedkontor på Elisabethlaan 143, 9400 Ninove, Belgien, CVR-nummer 412.382.632, RPR-registreret i Gent, afdelingen i Dendermonde, samt alle direkte eller indirekte tilknyttede virksomheden i koncernen i henhold til art. 11 i den belgiske selskabslov, indsamler og anvender oplysninger om fysiske personer som dig (herefter benævnt “personoplysninger”). LLBG prioriterer beskyttelsen af dine personoplysninger meget højt og forpligter sig derfor til kun at behandle de oplysninger, der indsamles om dig, som beskrevet i denne politik. På den måde sikrer LLBG, at virksomheden overholder den gældende databeskyttelseslovgivning, herunder den generelle forordning om databeskyttelse, også kendt som GDPR. Som led i vores overholdelse af databeskyttelseslovgivningen ønsker LLBG i denne privatlivspolitik at forklare, til hvilket formål og hvordan vi behandler dine personoplysninger. Vi oplyser også om dine rettigheder og vores forpligtelser i forbindelse hermed. Politikken indeholder også oplysninger om, hvem du kan kontakte hos LLBG, hvis du har spørgsmål eller ønsker at udøve dine rettigheder (se pkt. 7).
1. Anvendelsesområde
Denne privatlivspolitik gælder for enhver form for behandling af personoplysninger vedrørende:
fremtidige, nuværende og tidligere kunder (fysiske personer)
fremtidige, nuværende og tidligere leverandører (fysiske personer)
repræsentanter og medarbejdere hos kunder (juridiske personer)
repræsentanter og medarbejdere hos leverandører (juridiske personer)
ansøgere
besøgende på vores faciliteter
besøgende på vores hjemmesider.
Denne politik gælder ikke for oplysninger om juridiske personer. Den såkaldte “dataansvarlige” er den juridiske enhed, der bestemmer formålene med og midlerne til indsamling og behandling af dine personoplysninger. Medmindre andet fremgår af en supplerende politik vedrørende en specifik behandlingsaktivitet, er LLBG den dataansvarlige.
2. Hvilke personoplysninger indsamler LLBG om dig?
2.1 Generelt
For det første indsamler vi identifikations- og kontaktoplysninger på de personer, vi kommunikerer med. Det er oplysninger som dit navn, din e-mailadresse og/eller postadresse, fastnet- og/eller mobiltelefonnummer. Indholdet af den korrespondance, du udveksler med os via brev eller e-mail, registreres også. Oplysninger om børn behandles kun, når de deltager i et organiseret virksomheds- eller skolebesøg.
2.2 Erhvervsdrivende
Ved erhvervskunder og leverandører, der er fysiske personer, indsamler vi også din stillingsbetegnelse, firmanavn og betalingsoplysninger som dit bankkontonummer, IBAN, BIC og, hvis relevant, dit momsnummer. Ved repræsentanter og medarbejdere hos kunder og leverandører, der er juridiske personer, indsamler vi også din stillingsbetegnelse, stilling og firmanavn. Hvis du giver os oplysninger om andre personer (for eksempel kontaktoplysninger på en kollega), skal du videregive en kopi af denne privatlivspolitik til de pågældende personer.
2.3 Privatpersoner
Ved kunder, der er privatpersoner og har loyalitetskort, indsamler LLBG også købshistorik samt personoplysninger som køn, alder, fødselsdato og eventuelle pårørende.
2.4 Besøgende på vores faciliteter
Ved besøg på en af vores faciliteter kan du blive filmet af vores sikkerhedskameraer. Kameraerne er altid markeret med et kameraikon. Hvis du har en aftale med en af vores medarbejdere, skal du også oplyse dit navn i receptionen og årsagen til dit besøg.
2.5 Arrangementer
Når du deltager i et arrangement, der er arrangeret af LLBG, kan du blive fotograferet, hvis du har givet dit samtykke hertil.
2.6 Besøgende på vores hjemmesider
Når du besøger vores hjemmesider, indsamler vi også visse forbindelses- og kommunikationsdata (fx din IP-adresse, din internetudbyders domænenavn, din browsertype, dit operativsystem og din platform), statistiske oplysninger og oplysninger om din adfærd, dine vaner og dine præferencer (fx oplysninger om de sider, du har besøgt, de oplysninger, du har anmodet om, og den tid, du har brugt på vores hjemmesider).
2.7 Ansøgere
Vi behandler de relevante personoplysninger fra ansøgere, der søger en ledig stilling. Disse er oplysninger om blandt andet køn, alder, fødselsdato og professionelle oplysninger (erhvervserfaring, sprog, eksamensbeviser osv.).
3. Hvordan indsamler vi personoplysninger?
Vi indsamler personoplysninger direkte eller indirekte via én eller flere af følgende kanaler: i) Når du kontakter os og kommunikerer med vores personale og/eller vores IT-systemer; ii) når du giver os dit visitkort; iii) når du tilmelder dig et af vores nyhedsbreve; iv) når du søger en ledig stilling hos LLBG (ved en uopfordret ansøgning eller ved at reagere på en LLBG-stillingsannonce); v) når du bestiller og køber nogle af vores varer eller tjenester, for eksempel via vores onlinebageri; vi) gennem vores CCTV- og sikkerhedssystemer; vii) gennem vores fotograf ved arrangementer; viii) via den virksomhed, du arbejder for, eller gennem en af dine kolleger; ix) gennem onlinesøgning; x) ved brug af dit loyalitetskort; xi) når du deltager i eller tilmelder dig undersøgelser, kampagner, konkurrencer og/eller virksomhedsbesøg; xii) ved køb af kundedata fra databaser til direkte markedsføring; xiii) når du besøger vores hjemmeside og/eller udfylder kontaktformularen. Hvis nødvendigt supplerer vi dine personoplysninger med oplysninger fra offentlige kilder, nemlig det belgiske statstidende og Crossroads Bank for Enterprises. Når vi anmoder om oplysninger direkte fra dig (for eksempel via en formular), angiver vi altid, om oplysningerne er obligatoriske, og hvad det betyder, hvis du vælger ikke at afgive oplysningerne. For at sikre, at de personoplysninger, vi opbevarer om dig, er korrekte og holdes opdaterede, kan vi eventuelt bede dig om at gennemgå og bekræfte disse oplysninger eller opdatere dem, hvis det er nødvendigt.
4. Hvorfor indsamler og behandler vi personoplysninger?
Dine personoplysninger behandles altid til et specifikt og veldefineret formål. Vi behandler kun de oplysninger, der er nødvendige for at opnå det formål, som de er indsamlet til.
4.1 Generelle formål
Vi behandler personoplysninger om (repræsentanter og medarbejdere hos) vores kunder og leverandører og besøgende på vores faciliteter og på hjemmesiden med følgende overordnede formål: i) overvågning af vores aktiviteter (måling og udarbejdelse af statistik vedrørende salg, antal kunder osv.); ii) administration af vores IT, herunder styring af infrastrukturen og forretningskontinuiteten; iii) forbedring af kvaliteten af vores produkter og tjenester; iv) beskyttelse af vores økonomiske interesser; v) styring af vores arkiveringssystemer; vi) besvarelse af forespørgsler fra offentlige myndigheder eller retsinstanser; vii) overholdelse af gældende lovgivning; viii) fusioner og opkøb; ix) forebyggelse af svig.
4.2 Erhvervsdrivende
Vi behandler personoplysninger om (repræsentanter og medarbejdere hos) vores kunder og leverandører til: i) forberedelse og opfyldelse af aftaler; ii) køb, indkøb, fakturering og bogføring; iii) styring af relationer med kunder og leverandører og partnerprogrammer; iv) overvågning af aktiviteterne i vores lokaler, herunder overholdelse af relevante politikker, sundheds- og sikkerhedsregler; v) periodisk udsendelse af nyhedsbreve og salgsfremmende e-mails om vores produkter og tjenester samt interessante oplysninger, fx ved hjælp af målrettet annoncering via sociale medier, ved at gøre brug af den adresse, som du eller den virksomhed, du arbejder for, har oplyst (hvis du har givet os din tilladelse).
4.3 Privatpersoner
Vi behandler også personoplysninger om kunder, som er privatpersoner, med henblik på: i) planlægning og levering af varer og tjenester til kunder; ii) administration af loyalitetskort; iii) administration af kunderelationer; iv) behandling af (personaliserede) ordrer, herunder i onlinebageriet, og til eventuelt at oplyse kunder om status for sådanne ordrer; v) rekruttering og udvælgelse; vi) fakturering og bogføring; vii) periodisk udsendelse af nyhedsbreve og salgsfremmende e-mails om vores produkter og tjenester samt interessante oplysninger, fx ved hjælp af målrettet annoncering via sociale medier, ved at gøre brug af den adresse, som du eller den virksomhed, du arbejder for, har oplyst (hvis du har givet os din tilladelse); viii) besvarelse af spørgsmål fra vores kunder, herunder telefonhenvendelser; ix) organisering af kampagner, konkurrencer og konkurrencer.
4.4 Besøgende på vores faciliteter
Vi behandler personoplysninger om vores besøgende med henblik på: i) tilrettelæggelse af virksomheds- og skolebesøg; ii) overvågning af aktiviteterne på vores faciliteter, herunder overholdelse af gældende politikker, sundheds- og sikkerhedsregler.
4.5 Besøgende på vores hjemmesider
Vi behandler også personoplysninger om besøgende på vores hjemmeside med henblik på: i) administration og forbedring af vores hjemmesider (fx fejlfinding af serverproblemer, optimering af datatrafik samt integration og optimering af hjemmesider); ii) måling af brugen af vores hjemmesider (fx ved at udarbejde statistik over datatrafik eller indsamle oplysninger om besøgendes adfærd og de sider, de besøger); iii) forbedring og personalisering af brugeroplevelsen samt tilpasning af hjemmesidens indhold til hver enkelt besøgende (fx ved at huske dine valg og præferencer gennem brug af cookies); iv) analyse af effektiviteten af vores e-mailkampagner og optimering af udsendelse af e-mails til bedre kommunikation med vores kunder; v) overvågning og forebyggelse af svig samt anden potentiel misbrug af vores hjemmeside.
5. Retsgrundlaget for indsamling og brug af personoplysninger
Personoplysninger må ikke behandles uden et gyldigt retsgrundlag. Vi behandler kun dine personoplysninger, når mindst ét af følgende vilkår er opfyldt: i) vi har modtaget dit frie, udtrykkelige og specifikke samtykke til behandlingen af dine personoplysninger til ét eller flere konkrete formål; eller ii) behandlingen er nødvendig for opfyldelse af vores kontraktlige forpligtelser over for dig eller til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelsen af en sådan kontrakt; eller iii) behandlingen er nødvendig for at opfylde love, bekendtgørelser eller bestemmelser; eller iv) behandlingen er nødvendig for at beskytte dine vitale interesser eller en anden persons vitale interesser; eller v) behandlingen er nødvendig af hensyn til vores legitime interesser, og den ikke krænker dine eller andres grundlæggende rettigheder eller frihedsrettigheder. Bemærk, at når vi behandler dine personoplysninger på dette retsgrundlag, stræber vi altid efter at opretholde en balance mellem vores legitime interesse og dit privatliv. Eksempler på sådanne legitime interesser omfatter: udnyttelse af omkostningseffektive tjenester; levering af vores produkter og tjenester til vores kunder; forebyggelse af svig og beskyttelse af vores IT-systemer og netværk; opfyldelse af vores mål for virksomheds- og samfundsansvar. I de fleste tilfælde behandler vi dine personoplysninger, fordi det er nødvendigt i forbindelse med opfyldelsen af vores eksisterende og fremtidige kontraktmæssige aftaler. Hvis du har brug for yderligere oplysninger om det præcise retlige grundlag for behandlingen af specifikke personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os. Kontaktoplysningerne står i pkt. 7. Hvis vi indsamler personoplysninger om børn i forbindelse med et organiseret virksomhedsbesøg på en af vores faciliteter, indhenter vi altid jeres personlige samtykke hertil, enten direkte gennem forældrene eller gennem barnets skole.
6. Hvem har adgang til mine personoplysninger?
6.1 Internt hos LLBG
LLBG gemmer dine personoplysninger i sine IT-systemer, hvor de kun er tilgængelige for det personale, der har brug for adgang til dem som en del af deres opgaver hos LLBG og kun til de formål, der er angivet i pkt. 4. Dette personale er underlagt vores interne regler og procedurer vedrørende sikkerhed, fortrolighed og beskyttelse af personoplysninger. Endvidere har de pligt til at overholde de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, vi har gennemført for at beskytte dine personoplysninger. Disse sikkerhedsforanstaltninger er skræddersyet til: den aktuelle teknologi på området; omkostningerne ved deres gennemførelse; de risici, som behandlingen indebærer; arten og omfanget af de personoplysninger, der behandles; de specifikke risici forbundet med behandlingen af personoplysninger.
6.2 Uden for LLBG
En del af personoplysningerne deles også med bestemte modtagergrupper uden for LLBG i forbindelse med de ovenfor definerede formål, men kun, når de reelt har behov for sådanne oplysninger. Dette omfatter navnlig: i) vores tjenesteudbydere, såsom konsulenter, IT-serviceleverandører, sikkerhedsfirmaer, forsikringsselskaber og finansielle institutioner; ii) vores forretningspartnere, herunder butikker og andre supermarkeder, der distribuerer vores produkter, samt vores marketingrådgivere; iii) nationale og/eller internationale offentlige myndigheder, håndhævelses- og udvekslingsorganer samt domstole, når vi er forpligtet til at videregive oplysninger i henhold til gældende lovgivning eller på deres anmodning; iv) tredjeparter såsom revisorer og advokater, der for eksempel rådgiver os i forbindelse med overdragelse eller erhvervelse af hele eller dele af virksomheden; v) tredjepartsparter, der er involveret i efterforskning af muligt svig eller andre lovovertrædelser. I denne sammenhæng forbliver vi ansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger. Med undtagelse af myndigheder må disse modtagere kun behandle data på grundlag af vores specifikke instruktioner og udelukkende til det angivne formål, medmindre vi på forhånd har informeret dig og indhentet dit samtykke, hvor dette kræves. Endvidere pålægger vi dem særlige kontraktmæssigt aftalte foranstaltninger til at beskytte dine personoplysninger.
6.3 Uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde
Modtagere kan undertiden befinde sig i et land uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (“EØS”), og de yder måske ikke et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for personoplysninger. Den gældende lovgivning vedrørende overførsel af personoplysninger til sådanne tredjelande pålægger os at træffe passende sikkerhedsforanstaltninger, så beskyttelsen af personoplysninger fortsat er sikret. (Sådanne foranstaltninger kan fx bestå i kontraktbestemmelser, der pålægger modtagerne at beskytte dine personoplysninger). Du kan modtage yderligere oplysninger og en nærmere forklaring på disse foranstaltninger, eller en kopi af dem, ved at udøve dine rettigheder i henhold til pkt. 7.
7. Hvilke rettigheder har jeg, og hvordan udøver jeg mine rettigheder?
Du har altid ret til at anmode om indsigt i de personoplysninger om dig, som LLBG behandler, og til at få unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger berigtiget. I nogle tilfælde kan du også gøre indsigelse mod behandlingen af disse oplysninger, anmode om en begrænsning af behandlingen eller anmode os om at slette visse personoplysninger. Derudover har du under visse omstændigheder ret til at anmode om, at nogle af dine personoplysninger overføres til dig selv eller til en tredjepart. Hvis du har afgivet dit samtykke til en bestemt type behandling af personoplysninger, kan du til enhver tid trække dette samtykke tilbage. Du skal dog være opmærksom på, at dette kan indebære, at du ikke kan gøre fuld brug af alle vores tjenester. Din tilbagetrækning af et samtykke påvirker ikke lovligheden af den databehandling, der har fundet sted, inden samtykket blev trukket tilbage. Du kan til enhver tid og uden omkostninger gøre indsigelse mod brugen af dine personoplysninger til direkte markedsføring. Hvis du ønsker at udøve enhver af de ovenstående rettigheder, bedes du sende en e-mail til privacy@llbg.com og vedlægge en kopi af dit identitetskort. LLBG tager dine kommentarer om vores behandling af personoplysninger alvorligt og behandler dem hurtigt. Tøv derfor ikke med at kontakte os, hvis du har kommentarer. Hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, kan du indgive en klage til den belgiske databeskyttelsesmyndighed, datatilsynet (GBA).
8. Hvor længe opbevares mine personoplysninger?
Den nøjagtige opbevaringsperiode afhænger af formålet med behandlingen af personoplysningerne. I princippet anvender LLBG følgende kriterier for opbevaring af personoplysninger: i) personoplysninger opbevares, så længe det er nødvendigt af hensyn til det formål, som de blev indsamlet til, og ii) altid i overensstemmelse med de relevante lovgivningsmæssige og interne krav i denne henseende. Personoplysninger om dig, som vi gemmer i vores database, men som ikke er knyttet til en specifik aftale, slettes 120 måneder efter din sidste interaktion med os. Personoplysninger i forbindelse med en kontrakt, du (eller den virksomhed, du arbejder for) har indgået med os, opbevares i kontraktens løbetid samt i perioden, indtil krav i henhold til kontrakten bliver forældede, medmindre lovgivningen eller myndigheder pålægger en længere eller kortere opbevaringsfrist. Ved udløbet af denne periode fjernes dine personoplysninger fra vores systemer. CCTV-optagelser opbevares i en periode på højst 2 uger. Personoplysninger, der indsamles og behandles i forbindelse med en tvist, slettes: i) så snart en mindelig løsning er opnået; ii) så snart en endelig afgørelse, som ikke længere kan appelleres, er truffet; iii) når kravet er forældet.
9. Ændringer i privatlivspolitikken
Denne privatlivspolitik kan undergå revisioner. Privatlivspolitikken blev senest revideret den 4. maj 2018. Ved fremtidige ændringer eller tilføjelser til behandlingen af dine personoplysninger, som beskrevet i denne privatlivspolitik, vil du modtage meddelelse herom på forhånd via vores hjemmeside(r) (fx gennem pop op-vinduer) samt ad vores sædvanlige kommunikationskanaler (fx e-mail, hvis vi har din e-mailadresse). Sørg dog for altid at benytte den seneste version.
10. Kontaktoplysninger
Hvis du har generelle spørgsmål, kan du altid kontakte os ved at sende en e-mail til privacy@llbg.com. Hvis du har spørgsmål vedrørende privatlivets fred og/eller ønsker at udøve dine rettigheder, bedes du henvende dig til den e-mailadresse, der er angivet i punkt 7. Vi hjælper dig gerne.
